Lorsque les gens entendent "certification ISO 9001", ils imaginent souvent des tas de paperasse, des procédures complexes et des cauchemars bureaucratiques.Cette perception ne pourrait pas être plus éloignée de la vérité, surtout depuis la révision de 2015 de la norme..
ISO 9001: Ce n'est pas ce que vous pensez
La norme ISO 9001:2015 représente un changement significatif par rapport aux versions précédentes, en s'éloignant des exigences de documentation rigides vers une documentation plus flexible.approche pratique des systèmes de gestion de la qualitéLe principe clé est simple: documenter ce qui est nécessaire pour soutenir les opérations efficaces et l'amélioration continue, et non créer de la paperasse pour le papier.
Pourquoi la documentation est toujours importante
Bien que les exigences en matière de documentation aient été simplifiées, elles demeurent essentielles pour quatre objectifs essentiels:
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Communication de l'information:La documentation assure la cohérence entre les équipes et avec les partenaires externes, évitant ainsi les malentendus concernant les processus, les responsabilités et les normes.
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Preuve de conformité:Les dossiers démontrent que les produits, services et processus répondent aux exigences établies, ce qui renforce la confiance des clients et des régulateurs.
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Préservation des connaissancesDes procédures et des pratiques exemplaires documentées empêchent la perte de connaissances lorsque les employés partent et permettent une intégration efficace.
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Transfert d'expérienceLes spécifications techniques et la documentation des processus permettent aux organisations de s'appuyer sur les succès passés lors du développement de nouveaux produits ou services.
Deux types d'informations documentées
L'ISO 9001:2015 fait la distinction entre:
Documentation conservée
Ce sont des documents vivants qui décrivent comment les activités ou les processus doivent être effectués (anciennement appelés "procédures documentées").
- Politiques et objectifs en matière de qualité
- Description du procédé
- Instructions de travail
Documentation conservée
Ce sont des enregistrements qui fournissent des preuves des activités effectuées (anciennement appelées "enregistrements").
- Rapports d'inspection
- Les dossiers de formation
- Le procès-verbal de réunion
- Certificats de calibrage
Contrôle efficace des documents
Le contrôle des documents modernes ne nécessite pas de montagnes de papier. Les organisations peuvent utiliser des formats numériques (feuilles de calcul, vidéos, images, etc.) tant qu'elles mettent en œuvre des mécanismes de contrôle appropriés, notamment:
- Procédures claires de contrôle des documents
- Systèmes sécurisés de gestion des documents
- Formation du personnel aux exigences en matière de documentation
- Audits réguliers de contrôle des documents
Documentation obligatoire au titre de l'ISO 9001:2015
Documentation conservée
- Portée du système de gestion de la qualité
- Politique de qualité
- Objectifs de qualité
- Critères d'évaluation du fournisseur
Documentation conservée
- Les enregistrements d'étalonnage des équipements
- Dossiers de qualification du personnel
- Examen des exigences relatives au produit ou au service
- Dossiers de conception et de développement
- Enregistrement de la production ou de la fourniture de services
- Rapports de non-conformité
- Les dossiers d'audit interne et d'examen de la direction
Documentation recommandée (mais facultative)
Bien que ces documents ne soient pas obligatoires, ils peuvent améliorer la gestion de la qualité:
- Procédures d'évaluation des risques
- Programmes de développement des compétences
- Procédures d'entretien des équipements
- Processus de suivi de la satisfaction du client
Conclusion
La certification ISO 9001 se concentre sur la construction de systèmes de gestion de la qualité efficaces, et non sur la création de documents inutiles.En comprenant l'approche flexible de la norme en matière de documentation et en mettant en œuvre des contrôles appropriés, les organisations peuvent obtenir la certification tout en améliorant leurs opérations.
